¿Cómo administro la opción de guardado automático en la aplicación de Microsoft Office?

Si usa aplicaciones de Microsoft Office como Excel, Word y PowerPoint, hay una nueva característica llamada Autoguardado.

Microsoft ha introducido la opción Autoguardar que guarda automáticamente el documento en el que está trabajando para evitar la pérdida de datos.

Cualquier cosa puede suceder. Cortes de energía repentinos, su sistema o programa puede colapsar, puede cerrar accidentalmente un archivo sin guardarlo o puede derramar café en su computadora portátil.

Las opciones de Autoguardado y Autorrecuperación protegen sus archivos de tales resultados inesperados. La guía de hoy le muestra cómo configurar AutoSave en las aplicaciones de Office en Windows 10.

Cómo habilitar AutoSave en MS Office para documentos almacenados en OneDrive

Cuando abre un documento desde OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online, una cosa que ha notado es que la opción «Guardar como» se reemplazó por «Guardar una copia».

Cada pocos segundos, su trabajo se guarda automáticamente con la nueva función de guardado automático. Sin embargo, debe ser suscriptor de Office 365 y ejecutar la última versión de las aplicaciones de Office en Windows 10 para ver esta opción.

También puede desactivar la función si interfiere con su trabajo. ¿Habilitar Autoguardado para los documentos que ve en OneDrive?

  1. Abra Cortana o el menú Inicio y escriba Excel, Word o PowerPoint. (Usamos Word como ejemplo).
  2. Presione Entrar.
  3. Haga clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda de la aplicación.
  4. Vaya a Opciones y seleccione Guardar.
  5. En la primera sección titulada «Guardar documentos», marque la casilla junto a «Guardar automáticamente los archivos de OneDrive y SharePoint Online automáticamente en Word».

Con Autoguardado habilitado, cualquier cambio futuro que realice en el documento de Office que guarde en su carpeta de OneDrive se guardará automáticamente.

Dado que los cambios surten efecto en tiempo real, no puede ajustar el intervalo de tiempo de Autoguardado.

Para desactivar la función de guardado automático, siga los pasos 1 a 4 anteriores. En el paso 5, desmarque la casilla junto a «Guardar automáticamente los archivos de OneDrive y SharePoint Online automáticamente en Word».

Tenga en cuenta que Autoguardar solo está habilitado cuando se trabaja en un archivo que se guarda en OneDrive, OneDrive para empresas o SharePoint Online. Si AutoSave está deshabilitado, uno de los siguientes puede ser el motivo.

  • El archivo se guarda en una unidad local (por ejemplo, su unidad local).
  • OneDrive está en pausa.
  • Su archivo se guarda en uno de los formatos más antiguos, como .ppt, .doc o .xls.
  • OneDrive está en desuso.

Sugerencia útil: si desea editar su documento pero mantener intacta la copia original, inicie su aplicación de Office y vaya a Archivo> Guardar una copia. Los cambios que realice no afectarán a sus archivos originales.

Cómo habilitar Autorrecuperación en Office para documentos que almacena en su computadora

Si está utilizando la versión 2016 de Office Suite para Windows, debe estar familiarizado con la función Autorrecuperación. Es útil, especialmente en un escenario en el que accidentalmente presiona el botón cerrado de una aplicación de Office y, en lugar de presionar «Guardar», haga clic en «No guardar».

Afortunadamente, con Autorrecuperación, puede volver a abrir el archivo en el que trabajó y sus últimos cambios siempre estarán intactos.

Para habilitar Autorrecuperación en Office 2016:

  1. Haga clic en Inicio.
  2. Escriba la aplicación de Office en la que desea configurar la opción Autorrecuperación y presione Entrar. (Usamos Word como referencia).
  3. Abra el menú Archivo
  4. Vaya a Opciones y haga clic en Guardar.
  5. En «Guardar documentos», asegúrese de que la casilla junto a «Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos» esté marcada.
  6. Como medida de seguridad adicional, asegúrese de que la casilla junto a «Mantener la última versión guardada automáticamente si se cierra sin guardar» esté siempre marcada.

De forma predeterminada, Autorrecuperación está configurada para guardar archivos de Office cada 10 minutos. Para aumentar sus posibilidades de guardar la mayor parte de su trabajo en caso de que el programa falle, ejecute la aplicación de Office en Autoguardado cada minuto.

Sugerencia útil: puede guardar su trabajo en cualquier momento tocando el ícono del disco en la esquina superior izquierda de su aplicación de Office.

Cómo usar la opción Autorrecuperación en Office 2016

En caso de un corte de energía, no tiene que preocuparse por perder su trabajo. Para recuperar sus archivos, siga estos pasos:

  1. Inicie Palabra.
  2. El panel de actividades de Recuperación de documentos se abre automáticamente en el lado izquierdo de la aplicación.
  3. Su archivo aparecerá en la lista de «Archivos disponibles».
  4. Si hay varios archivos en la lista, puede usar los detalles de fecha y hora debajo del nombre del documento para decidir el archivo exacto que desea recuperar.
  5. A veces, se abren varias versiones de un mismo archivo. Seleccione el documento que muestra la hora más reciente. Sin embargo, si no está seguro de qué documento desea, puede abrir y revisar cada archivo y guardarlo con los cambios recientes.
  6. Haga clic en Cerrar después de revisar todos los archivos. Simplemente cierre el panel Recuperación de documentos después de recuperar el documento correcto.
  7. Puede guardar o continuar trabajando en su archivo.

Sin duda, las opciones de Autoguardado y Autorrecuperación son características útiles de Windows que ayudan a mantener sus archivos seguros. Sin embargo, sus documentos también pueden ser vulnerables a los ataques de malware.

Instalar una herramienta de este tipo Antimalware de Auslogics en su PC, asegúrese de que su sistema y las carpetas que contienen sus archivos estén siempre protegidos. El software escanea y detecta posibles amenazas que podrían provocar un bloqueo del sistema. El programa agrega una capa de seguridad que funciona a la perfección con su antivirus para mantener su información segura y privada.

Author: Ing. Luis

A lo largo de conocer Windows y otros sistemas operativos me eh encontrado con diversos tipos de error, ahora brindo soluciones según mi experiencia-

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