¿Cómo agrego un archivo adjunto a una combinación de correspondencia en Outlook?

Si está buscando una manera de agregar archivos adjuntos personalizados a una combinación de correspondencia en Outlook, ha venido al lugar correcto. Muchas veces es posible que necesite enviar el mismo correo electrónico a diferentes personas. Pero, ¿qué sucede si desea agregar un archivo adjunto personalizado, como una factura, un informe de ventas o una invitación de boda, a un correo electrónico antes de enviarlo a cada destinatario? Este tutorial describe qué es una combinación de correspondencia y cómo agregar un archivo adjunto al realizar una combinación de correspondencia en Outlook.

¿Qué es la función Combinar correspondencia en Outlook?

La función Combinar correspondencia está integrada en el software de Microsoft Office. Evite que los usuarios tengan que enviar correos electrónicos separados a cada contacto cuando usen Outlook para enviar mensajes de correo electrónico masivos. Si bien puede encontrar otro software de correo electrónico profesional que tenga más funciones que Outlook, la función se ofrece de forma gratuita y es fácil de usar.

Una combinación de correo implica la creación de varios documentos que básicamente tienen la misma información y gráficos, pero con detalles personalizados para cada destinatario. Un buen ejemplo es si desea enviar un montón de invitaciones de boda a, digamos, 100 contactos. El texto debe ser el mismo, pero las direcciones y los nombres deben ser únicos para cada persona.

Cómo enviar correos electrónicos masivos en Outlook con Combinar correspondencia

Para esta operación, debe usar Microsoft Outlook y Microsoft Word. Microsoft Word será útil si desea crear su propio boletín o correo electrónico y agregar detalles únicos, como las direcciones y los nombres de los destinatarios. Este es el procedimiento que debe seguir:

Cómo crear una lista de destinatarios

Debe tener su lista de destinatarios almacenada en un solo lugar y lista para usar. Si no tiene una lista de correo, siga estos pasos para crear una:

  1. Abrir panorama.
  2. Seleccione la pestaña «Inicio» y haga clic en «Personas», que debe estar ubicado en la parte inferior de la página.
  3. Elija la dirección de contacto de la persona a la que desea enviar un correo electrónico masivo.
  4. Selecciona «Combinar correspondencia».
  5. En la ventana «Combinar contactos», seleccione una de las opciones en «Contactos», según sus preferencias.
  6. En «Archivo de documento», deje la opción como «Nuevo documento».
  7. En «Opciones de combinación», deje «Tipo de documento:» como «Cartas modelo» y luego seleccione «Correo electrónico» en el menú desplegable «Combinar con:».
  8. A continuación, ingrese el asunto de su correo electrónico en el cuadro «Asunto del mensaje:».
  9. Haz clic en «Aceptar» y Outlook inicializará Microsoft Word, donde creas tu mensaje.

Cómo crear un mensaje de correo electrónico personalizado en Microsoft Word

Una vez que haya terminado de preparar su lista de destinatarios, Outlook iniciará Microsoft Word, donde creará su mensaje personalizado. Ahora, para crearlo, sigue estos pasos:

  1. Redactar un correo electrónico.
  2. Coloque el cursor en el campo donde desea ingresar información personalizada, como el nombre o la dirección de alguien. Por ejemplo, escriba queridoy haga clic en la flecha en la opción «Insertar campo de combinación».
  3. Seleccione uno de los campos, como Nombre de pila. Esta operación ingresa el código del campo donde se encuentra el cursor. Por ejemplo, si seleccionó «First_Name», el código <> será insertado. Tenga en cuenta que solo necesita escribir «>> «, Mail Merge no reconoce como código.
  4. Repita el mismo proceso para toda la información personal que desee incluir en su correo electrónico, como apellido, estado, país o dirección de correo electrónico.
  5. Una vez que haya completado el proceso, seleccione «Vista previa de resultados». Los códigos de campo que ingrese deben reemplazarse con los datos actuales de su lista de destinatarios, que podrían ser contactos de Outlook, un libro de Excel o una base de datos de Access.
  6. Seleccione el botón «Finalizar y fusionar».

Cómo enviar correos electrónicos masivos personalizados en Outlook

Ahora que ha preparado su mensaje de correo electrónico personalizado en Microsoft Word, es hora de enviar el correo electrónico a sus destinatarios. Para continuar, haga lo siguiente:

  1. Seleccione «Iniciar combinación de correspondencia» en la pestaña «Correos».
  2. Seleccione «Mensajes de correo electrónico» de la lista desplegable.
  3. Haga clic en el botón «Finalizar y fusionar».
  4. Seleccione la opción «Enviar mensajes de correo electrónico…».
  5. En la ventana «Combinar con correo electrónico» que se abre, seleccione «Correo electrónico» en el menú desplegable «A:» y luego seleccione «HTML» en el menú «Formatear correo».
  6. En la sección «Enviar registros», seleccione el botón de opción «Todos» si desea enviar todos los correos electrónicos a la vez, «Registro actual» para enviar solo el registro visual actual o «De:» y «Para:» a enviar un rango específico de registros.
  7. Haga clic en Aceptar».

Microsoft Word combina automáticamente su correo electrónico y envía un correo electrónico personalizado a cada uno de sus destinatarios.

Para guardar el mensaje de correo electrónico personalizado, seleccione Archivo > Guardar como. La próxima vez que desee reutilizar el documento, haga doble clic en él y luego seleccione Sí> Aceptar.

Cómo agregar archivos adjuntos personalizados al correo electrónico

¿Qué sucede si desea agregar un archivo personalizado a su mensaje de correo electrónico y enviarlo a diferentes contactos? Mucha gente no sabe cómo agregar un archivo adjunto a un correo de combinación de correspondencia en Outlook. Así es cómo:

  1. Después de hacer clic en «Aceptar» en el cuadro de diálogo «Combinar con correo electrónico», los mensajes estarán en la Bandeja de salida de Outlook.
  2. Aquí, puede agregar archivos adjuntos personalizados a cada uno de los mensajes de correo electrónico no enviados y, una vez que haya terminado, haga clic en la opción «Trabajar sin conexión» para enviar los mensajes.

Proteja su PC del malware en archivos adjuntos de correo electrónico

Los virus y otras formas de malware se pueden propagar a través de archivos adjuntos de correo electrónico. Los virus de correo electrónico generalmente se asocian con ataques de phishing en los que los mensajes se disfrazan para que parezcan originados en fuentes confiables.

Los riesgos son aún más pronunciados cuando se utiliza un software de correo electrónico de escritorio en lugar de herramientas en línea como Gmail, ya que descarga archivos adjuntos directamente a su sistema. Como resultado, su computadora se vuelve vulnerable a las amenazas de ciberseguridad. Si bien puede usar programas antivirus para buscar archivos adjuntos de virus, no todos son lo suficientemente potentes como para detectar cualquier tipo de malware.

Por lo tanto, recomendamos usarlo Antimalware de Auslogics El programa realiza un análisis completo de todo su sistema, verificando áreas como entradas de registro, elementos de inicio automático, extensiones de navegador, cookies y más. Después del análisis, los elementos sospechosos se enumeran en la sección «Cuarentena», donde decide restaurarlos o eliminarlos.

Auslogics Anti-Malware también le permite agregar archivos o carpetas a la lista de exclusión para evitar que se escaneen en el futuro. Lo que es más importante, puede programar análisis automáticos para asegurarse de que su sistema esté protegido incluso cuando no lo esté utilizando.

Eso es todo lo que hay que hacer para agregar archivos adjuntos personalizados a una combinación de correspondencia en Outlook y enviar mensajes masivos. Si tiene alguna pregunta sobre la combinación de correspondencia o Outlook en general, publíquela en la sección de comentarios a continuación.

Author: Ing. Luis

A lo largo de conocer Windows y otros sistemas operativos me eh encontrado con diversos tipos de error, ahora brindo soluciones según mi experiencia-

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