¿Cómo hago un seguimiento de los correos electrónicos en la aplicación de correo de Outlook?

El correo electrónico sigue siendo la principal forma de comunicación para muchas empresas y personas, y Microsoft ofrece uno de los mejores clientes de correo electrónico que existen: Outlook. Normalmente, enviar y recibir docenas de correos electrónicos todos los días y hacer un seguimiento de los más importantes puede ser difícil. Aquí es donde entra en juego la opción «Seguimiento» de Outlook. Es posible que no conozca esta característica, pero es útil cuando desea monitorear aquellos correos electrónicos que requieren una respuesta de usted o de su(s) destinatario(s).

La opción «Seguimiento» en Outlook está diseñada para ayudarlo a realizar un seguimiento de los correos electrónicos importantes que no desea perder entre cientos de otros correos electrónicos. En el tutorial de Windows 10 de hoy, explicamos cómo usar la opción Seguimiento en Outlook en su dispositivo con Windows 10. La opción está integrada en Outlook y le recuerda un correo electrónico en particular en una fecha específica y luego agrega el correo electrónico a su Outlook para- lista de tareas.

¿Cómo funciona la función de seguimiento?

Verá, puede haber varias razones por las que no se responde un determinado correo electrónico: tal vez el correo electrónico no se envió, se envió a la carpeta de correo no deseado, el destinatario estaba fuera de la oficina o el destinatario (o usted) simplemente se olvidó de responder . Independientemente del motivo, en lugar de revisar todos los correos electrónicos para encontrar los que no han sido respondidos (lo que puede ser una tarea difícil), puede usar la función «Seguimiento».

Una vez instalado, monitorea automáticamente los correos electrónicos que requieren una respuesta y, si no se reciben a tiempo, «Seguimiento» activa un mensaje de correo electrónico de seguimiento, alertando al destinatario de que se espera una respuesta. Cuando utiliza la función «Seguimiento», aparece una bandera roja junto al correo electrónico seleccionado.

En Outlook, puede configurar indicadores de «Seguimiento».

  • Vos si (recordar responder a un mensaje en particular a partir de una fecha específica) o
  • tu destinatario (para recordar responder a un determinado correo electrónico a partir de una fecha específica).

Además, puede crear una regla de Outlook que agregue automáticamente una marca a los mensajes importantes, como el correo electrónico de su gerente, cliente o guía comercial.

Cómo crear correos electrónicos de seguimiento para mensajes de correo electrónico ya enviados en Outlook para Windows 10

Por lo general, la alerta de «Seguimiento» se agrega al redactar un nuevo correo electrónico en Outlook. Una vez que haya terminado de crear su mensaje, seleccione la opción «Seguimiento» y elija una de las opciones de la lista desplegable (más detalles a continuación). Si selecciona «Personalizar», tendrá más opciones para elegir, incluida la configuración de la memoria para usted o su destinatario.

Si desea seguir un correo electrónico que ya envió, seleccione el correo electrónico y siga los pasos a continuación:

  1. Dirígete a «Inicio» y haz clic en «Seguimiento», que se encuentra en el grupo «Etiquetas».
  2. La lista desplegable muestra varias opciones que le permiten seleccionar una fecha en la que desea realizar un seguimiento de su correo electrónico. Estos incluyen «Hoy», «Mañana» y «Esta semana». Además, puede personalizar la fecha haciendo clic en la opción «Personalizar».
  3. Una vez que selecciona una fecha, el correo electrónico se resalta en amarillo para que le resulte más fácil identificar el mensaje marcado. Esta operación también agrega el correo electrónico a la lista de sus actividades en el panel derecho.
  4. El correo electrónico marcado tendrá una bandera roja junto a él, y puede verificar los detalles a continuación para abrir el correo electrónico. Puede mover el correo electrónico a otra carpeta que prefiera, como Archivos, o puede crear una nueva carpeta y llamarla «Seguimiento».
  5. De forma predeterminada, se supone que Outlook le recuerda los correos electrónicos antes de la fecha de vencimiento. Sin embargo, también puede elegir la fecha exacta del retiro. Para ello, seleccione «Inicio», haga clic en el menú desplegable «Seguimiento» y seleccione «Agregar recordatorio…».
  6. En la pantalla «Personalizado» que aparece, puede personalizar la opción según sus preferencias. También se puede acceder al panel «Personalizado» haciendo clic en la opción «Personalizado» en la lista «Seguimiento». De forma predeterminada, la opción «Marcar a» está configurada en «Seguimiento», pero puede elegir un nombre diferente o escribir uno propio. Esta es la información que se mostrará en la parte superior del mensaje con los valores «Fecha de inicio» y «Fecha de vencimiento» que hayas seleccionado.

De manera predeterminada, Outlook usa el valor «Fecha de vencimiento» para mostrar el correo electrónico en su lista de tareas pendientes. Esto significa que debe establecer una fecha de vencimiento, incluso si es la misma fecha de inicio. Del mismo modo, el ruido de alerta se establece automáticamente, pero puede elegir otro. Recuerde marcar la casilla «Recordatorio» para recibir una alerta en la fecha especificada.

  1. Una vez que esté satisfecho con los cambios, haga clic en «Aceptar» para guardar y salir de la ventana «Personalizar».

Si usa «Seguimiento» con frecuencia, querrá hacerlo rápidamente sin repetir todo el proceso una y otra vez. Outlook le permite configurar el menú «Acción rápida» y agregar los botones más utilizados. De esta manera, simplemente puede pasar el mouse sobre un correo electrónico y seleccionar rápidamente una acción. Puede elegir entre las siguientes opciones:

  • Eliminar (que está habilitado de forma predeterminada)
  • Archivo
  • Marcar/Borrar bandera (seguimiento de una bandera)
  • Muevete
  • Marcar como leído/no leído

Para editar el menú de Acción rápida, siga estos pasos:

  1. Seleccione «Inicio», haga clic en la lista «Seguimiento» y seleccione la opción «Establecer acciones rápidas…».
  2. En el panel «Acciones rápidas», verá dos ranuras de «Acciones rápidas» donde puede elegir sus botones favoritos. En este caso, seleccione «Bandera/Borrar bandera» como una de las opciones.
  3. Cuando hayas terminado, haz clic en «Aceptar».

De forma predeterminada, cuando hace clic en el botón «Marcar», Outlook marca el correo electrónico seleccionado como «Hoy». He aquí cómo cambiarlo:

  1. Vaya a Inicio > Seguimiento y haga clic en la opción «Establecer clic rápido…».
  2. Esto abre una lista desplegable donde puede seleccionar una fecha predeterminada diferente. Haz clic en «Aceptar» cuando hayas terminado.

Ahora, la próxima vez que pase el mouse sobre un correo electrónico y seleccione el indicador «Seguimiento» de la opción «Clic rápido», Outlook establecerá automáticamente la fecha que especificó. Puede usar esta función para informar varios correos electrónicos a la vez con un solo clic.

Una vez que haya terminado de seguir un correo electrónico, puede darse de baja de la lista de tareas pendientes en Outlook. Para hacer esto, haga clic derecho en el correo electrónico y selecciónelo.

  • «Marcar como completo» (para eliminar el correo electrónico de la lista) o
  • «Borrar indicador» (si solo desea borrar el indicador junto al correo electrónico).

La función «Seguimiento» funciona bien con cuentas de Microsoft y Exchange. Desafortunadamente, aquellos que tienen cuentas IMAP de Outlook pueden no tener tanta suerte porque esta opción podría no funcionar. Sin embargo, existe una solución para que «Seguimiento» funcione con su cuenta IMAP:

  1. Abra Outlook y seleccione el correo electrónico para el que desea utilizar «Seguimiento».
  2. Haga clic derecho sobre él, haga clic en «Mover a» y seleccione «Otras carpetas» o «Copiar a la carpeta».
  3. En la ventana emergente «Mover elementos seleccionados a:», busca «Tareas».

Este simple ajuste le permite agregar «Seguimiento» a su correo electrónico.

Ahora que ha aprendido a agregar «Seguimiento» a Outlook, ¿qué le parece la nueva experiencia? Comparta sus opiniones con nuestra comunidad a través de la sección de comentarios a continuación.

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Author: Ing. Luis

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